Prośba o spotkanie to coś, co wielu z nas zmusza do zastanowienia się nad właściwymi słowami. Oczywiście, każda prośba o spotkanie może wyglądać inaczej, w zależności od osoby, do której ją kierujemy. Warto jednak pamiętać, że dobry ton i jasna komunikacja to klucz do sukcesu! Jeśli nie masz pojęcia, jak napisać taką prośbę, przeczytaj poniższe wskazówki, które pomogą Ci w tej sztuce.
Przygotowanie do napisania prośby
Zanim przystąpisz do pisania, zastanów się, do kogo kierujesz swoją prośbę. Jeśli piszesz do szefa, twoje słowa muszą być szczególnie grzeczne i formalnie sformułowane. Jeśli do kolegi z pracy, ton może być bardziej swobodny, ale wciąż z zachowaniem kultury osobistej.
Pamiętaj, aby zastanowić się również nad celem spotkania. Musisz jasno określić, dlaczego chcesz się spotkać i jakie sprawy chcesz poruszyć. Nie zaszkodzi także, jeśli zaproponujesz kilka możliwych terminów. To pokaże twoją elastyczność i zaangażowanie w sprawę.
Dobrym pomysłem jest także sprawdzenie, czy osoba, do której kierujesz prośbę, nie jest zbyt zajęta, by przyjąć twoje zaproszenie. Nikt nie lubi czuć się zbytnio przyciśniętym do muru.
Jak skonstruować prośbę o spotkanie?
Składając prośbę o spotkanie, pamiętaj o kilku kluczowych elementach, które powinny się znaleźć w Twojej wiadomości. Właściwa struktura to połowa sukcesu!
- Cel spotkania – wyjaśnij, dlaczego chcesz się spotkać, na przykład: “Chciałbym porozmawiać na temat…”.
- Propozycja terminu – zaproponuj kilka opcji terminów, aby ułatwić drugiej stronie wybór dogodnego czasu.
- Zakończenie – zakończ wiadomość wyrażeniem nadziei na pozytywną odpowiedź oraz zapewnieniem, że pozostajesz do dyspozycji.
Jeśli chcesz, by prośba była jeszcze bardziej profesjonalna, dodaj podziękowanie za czas poświęcony na przeczytanie wiadomości.
Ton i kultura w prośbie o spotkanie
Ważnym elementem każdej prośby o spotkanie jest ton, jakim się posługujesz. Niezależnie od tego, do kogo kierujesz wiadomość, pamiętaj, że uprzedzenie o swojej prośbie jest lepsze niż bezceremonialne “spotkajmy się” bez żadnych wyjaśnień. Staraj się unikać tonów zbyt poufałych, jeśli kierujesz prośbę do osoby, której nie znasz dobrze.
Jeśli chcesz, by twoja prośba brzmiała bardziej profesjonalnie, warto unikać skrótów i nieformalnych zwrotów, takich jak “cześć” czy “hej”. Zamiast tego postaw na klasyczne “Szanowny Panie” lub “Szanowna Pani”.
Jeżeli kierujesz prośbę do osoby, którą znasz dobrze, ton może być nieco bardziej swobodny, ale nadal warto zachować pewną uprzedzającą grzeczność, aby uniknąć wrażenia zbytniego pośpiechu.
Wzór prośby o spotkanie
Oczywiście, żadna teoria nie zastąpi dobrego wzoru! Poniżej przedstawiamy przykładową prośbę o spotkanie, którą możesz zaadaptować do swoich potrzeb:
Szanowny Panie [Imię],Mam nadzieję, że wszystko u Pana w porządku. Piszę do Pana z prośbą o spotkanie, ponieważ chciałbym omówić [temat spotkania, np. “nadchodzący projekt”]. Czy byłby Pan dostępny w przyszłym tygodniu? Proszę o informację, który z poniższych terminów będzie najdogodniejszy:- Poniedziałek, 1 kwietnia, godz. 10:00
- Środa, 3 kwietnia, godz. 14:00
- Piątek, 5 kwietnia, godz. 16:00Z góry dziękuję za odpowiedź i liczę na spotkanie.Z poważaniem,
[Twoje Imię]
Oczywiście, pamiętaj, że każdą wiadomość można dostosować do własnych potrzeb i stylu, jednak najważniejsze to zachowanie odpowiedniego tonu i formy!
