Pisanie maili do wykładowców może wydawać się trudne, szczególnie gdy chcemy, aby nasza wiadomość brzmiała profesjonalnie, ale nie chcemy przy tym wypaść zbyt sztywno. Z tego artykułu dowiesz się, jak napisać maila, który będzie zarówno uprzejmy, jak i skuteczny. Pamiętaj – maile to Twoja wizytówka, więc warto poświęcić chwilę na ich odpowiednie sformułowanie!
Zwróć uwagę na temat maila
Rozpocznijmy od podstaw. Temat maila to Twoje pierwsze słowo, które „mówi” wykładowcy o czym jest Twoja wiadomość. Z tego względu warto zadbać o jego klarowność i konkretny przekaz. Unikaj ogólników typu “Pytanie” czy “Prośba”. Wykładowca powinien wiedzieć już po tytule, czego dotyczy Twoja wiadomość.
Przykłady złych tematów:
– „Hej!”
– „Pytanie”
– „Proszę o pomoc”
Tego typu tematy są zbyt ogólne i mogą wprowadzać w zakłopotanie. Twój wykładowca może mieć setki maili w skrzynce i nie od razu będzie wiedział, do jakiej kwestii się odnosisz.
Przykłady dobrych tematów:
– „Prośba o wyjaśnienie tematu z wykładu z dnia 12.03”
– „Pytanie dotyczące terminów egzaminu”
– „Zapytanie o możliwość konsultacji po wykładzie z matematyki”
Dzięki tym informacjom wykładowca od razu będzie wiedział, do jakiej kwestii się odnosisz, a Ty zaoszczędzisz czas!
Zaczynaj od grzeczności
Grzeczność to klucz do dobrego tonu, zwłaszcza w relacjach z wykładowcami. Nawet jeśli Wasza znajomość jest już długoterminowa, nigdy nie zapominaj o podstawowych formach grzecznościowych. Zaczynaj maila od „Szanowny Panie Profesorze” lub „Szanowna Pani Doktor”. To wyraz szacunku, który zawsze będzie doceniony.
Oto kilka wskazówek, jak zacząć:
- Szanowny Panie Profesorze – idealne dla wykładowców z tytułem profesorskim.
- Szanowna Pani Doktor – dla osób, które posiadają stopień doktora.
- Witam Panią/Pana – jeśli wykładowca preferuje mniej formalne podejście.
Warto pamiętać, że brak odpowiedniego przywitania może zostać odebrany jako brak szacunku, co nie wpłynie korzystnie na Twoją reputację. Dobrze jest również zakończyć maila grzecznościowo, np. „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam”. Pamiętaj, że grzeczność to nie tylko forma, ale także sposób, w jaki wyrażasz swoje intencje i szacunek do drugiej osoby.
Jasno sformułuj prośbę lub pytanie
Wiadomość do wykładowcy nie powinna być zbiorem zagmatwanych myśli. Najważniejsze to precyzyjnie przekazać, o co Ci chodzi. Jeśli pytasz o termin wykładu, napisz to wprost. Jeżeli masz problem z materiałem, określ dokładnie, które zagadnienie sprawia Ci trudności.
Warto również unikać rozbudowanych, wielozdaniowych pytań. Krótkie, zwięzłe prośby czy pytania zawsze brzmią lepiej, niż wielkie elaboraty, które mogą być nieczytelne. Jeśli masz kilka kwestii do poruszenia, wypunktuj je, żeby wykładowca mógł łatwo odnieść się do każdego punktu osobno.
Przykład:
Zamiast: „Mam pytanie odnośnie wykładu z ostatniego wtorku, ale nie jestem pewny, jak wytłumaczyć tę część i nie wiem, czy jest to na egzaminie i czy mogę przysłać jakieś notatki, czy to ma sens?”
Lepsze będzie: „Szanowny Panie Profesorze, mam pytanie dotyczące wykładu z dnia 10.03. Czy mógłby Pan wyjaśnić dokładniej zagadnienie związane z integracją funkcji? Będę wdzięczny za wskazówki. Dodatkowo, chciałbym zapytać, czy to zagadnienie pojawi się na egzaminie. Z góry dziękuję!”
Zakończ maila profesjonalnie
Końcowa część maila to równie ważny element, co przywitanie. Powinna być równie grzeczna i profesjonalna jak początek. Staraj się unikać zbyt swobodnych zakończeń typu „Pozdro” czy „Na razie”. Zamiast tego, użyj pełnej formy: „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam serdecznie”.
Przed wysłaniem maila zawsze jeszcze raz sprawdź, czy przypadkiem nie zapomniałeś o najważniejszych rzeczach: poprawnej pisowni, załącznikach (jeśli są potrzebne) oraz czy nie zapisałeś wykładowcy w polu „DW” przypadkowych osób. Niezapomniane wpadki mogą zdarzyć się każdemu, ale lepiej ich unikać.
Na koniec, zanim klikniesz „wyślij”, upewnij się, że Twój wykładowca nie będzie miał wątpliwości, że Twoja wiadomość jest profesjonalna i przemyślana. Zadbaj o każdy szczegół – to naprawdę może zrobić różnicę w Twoim odbiorze przez wykładowcę!
